اینجاست. عصر دیجیتال در راه است. تقریباً هر کاری که این روزها انجام می دهیم – از سفارش پیتزا گرفته تا ثبت مالیات – به صورت آنلاین انجام می شود. جای تعجب نیست که استفاده از ابزار زمانبندی آنلاین و رزرو قرارها از این روش پیروی کند. و آن را به شیوه ای قوی و بسیار حاضر داشته است.
مفهوم نرم‌افزار زمانبندی آنلاین ساده است: شما یک تقویم ایجاد می‌کنید، زمان‌هایی را که در دسترس هستید انتخاب می‌کنید، سپس پیوند تقویم خود را با هر کسی که می‌خواهید به اشتراک می‌گذارید. آنها به تنهایی قرار ملاقات ها را رزرو می کنند. بعداً دوباره بررسی می‌کنید تا ببینید کدام جلسات در تقویم دارید. زمانبندی آنلاین آنقدر سریع در حال رشد است که ما پذیرش آن را در فهرست تصمیمات سال نو 2018 برای کسب و کارهای رو به رشد.
همه این کار را انجام می دهند. اگر در حال حاضر نیستید، اکنون زمان مناسبی برای شروع است. راه حل های زیادی وجود دارد، اما، البته، همه یکسان ایجاد نمی شوند. همانطور که انتظار دارید، من نسبت به ابزار زمانبندی آنلاین Agile CRM جانبداری هستم. با این حال، صرف نظر از ابزاری که انتخاب می کنید، مراحلی وجود دارد که می توانید برای بهینه سازی کارایی خود در حین استفاده از آن بردارید. در اینجا نه نکته برای دستیابی به آن وجود دارد:
1. هر روز چک کنید و بروزرسانی کنید
در دنیای واقعی، اولویت‌های ما همیشه در حال تغییر هستند. همه چیز پیش می‌آید، قرار ملاقات‌ها لغو می‌شوند، و شما باید روی این موضوع بمانید. یک ابزار برنامه ریزی آنلاین هزاران کار دستی را حذف می کند. اما همچنان مهم است که تقویم خود را هر روز به‌روزرسانی کنید تا تعهدات جدیدی که ممکن است داشته باشید یا بازه‌های زمانی که خارج از آن پر کرده‌اید منعکس شود. سیستم. اجازه دهید سیستم کار خود را انجام دهد اما آن را با چند دقیقه نیروی انسانی به صورت روزانه تکمیل کنید تا مطمئن شوید که هیچ چیز از بین نمی رود.
2. از یک بافر زمانی استفاده کنید
منظورم از بافر زمانی، حداقل زمان قبل از جلسه ای است که می توان در آن قرار ملاقاتی را تعیین کرد. شما نمی خواهید کسی یک اسلات زمانی آزاد را رزرو کند که در پنج دقیقه شروع می شود. شما آماده یا قادر نخواهید بود ارزشی را که مشتریان و مشتریان بالقوه شما سزاوار آن هستند ارائه دهید.
چقدر زمان برای شما کافی است؟ یک ساعت مانده به جلسه؟ این را تعیین کنید و سیستم خود را طوری پیکربندی کنید که هیچ کس نتواند کمتر از یک ساعت قبل از آن وقت رزرو کند. انجام این کار به شما امکان می دهد کنترل فرآیند زمان بندی را حفظ کنید. به‌علاوه، از استرس و شاید چند تار موی شما نجات می‌یابد.
3. یک پیام خوشامدگویی کلی و کلی بگنجانید
وقتی شخصی روی پیوند تقویم شما کلیک می‌کند و در صفحه زمانبندی شما قرار می‌گیرد، چه چیزی را می‌بیند؟ چگونه به آنها سلام خواهی کرد؟ آیا انواع مختلفی از مشتریان دارید که به زبان های مختلف صنعتی صحبت می کنند؟ به جای اینکه بخواهید در پیام خوشامدگویی خود نرم و جذاب باشید، توصیه میکنم به دنبال چیزی ساده، خوش‌آمدگویی و خنثی باشید که برای همه صدق کند. چیزی به همین سادگی کار می کند:
«سلام! از حسن توجه شما تشکر میکنم. لطفاً بازه زمانی را که برای شما راحت‌تر است انتخاب کنید، و من بر این اساس برنامه شما را تنظیم میکنم. من مشتاقانه منتظر دیدار با شما هستم و سپس با شما صحبت خواهم کرد. روز خوبی داشته باشید!»
این یک مثال بسیار بی مزه است، اما نکته را متوجه شدید. هدف این نیست که رای دهندگان خود را “واو” کنید، بلکه این است که رزرو یک قرار را برای آنها جذاب و ساده کنید.
4. مدت زمان جلسات متفاوتی را برای اهداف مختلف ارائه دهید
ابزاری که انتخاب می‌کنید باید به شما امکان دهد طول انواع خاصی از جلساتی را که ارائه می‌دهید مشخص کنید. به عنوان مثال، ممکن است 15 دقیقه زمان برای ورود سریع، 30 دقیقه برای کسانی که سوالات فروش دارند و جلسات یک ساعته برای نمایش محصولات ارائه دهید.
این ابزار باید به شما امکان دهد طول نوع جلسه را مشخص کنید و به هر یک برچسب اختصاص دهید. این امر رزرو اسلات را آسان‌تر می‌کند، زیرا گزینه‌های روشنی برای انتخاب فراهم می‌کند. این همچنین مواردی را کاهش می‌دهد که فردی یک ساعت فرصت برای یک تماس ۱۰ دقیقه‌ای رزرو کند. زمان کمتری باعث اتلاف بهره وری بیشتر می شود.
5. زمان خود را فراموش نکنید
مگر اینکه یک ابرقهرمان با توانایی حضور همزمان در چندین مکان نباشید، نمی‌توانید تمام روز در جلسات پشت سر هم حضور داشته باشید. شما هرگز کار دیگری انجام نمی دهید. به همین دلیل است که توصیه میکنم شکاف‌های زمانی دوره‌ای را که فقط برای شما رزرو شده‌اند را مسدود کنید.
شما می‌توانید از اینها برای رسیدن به فاصله بین جلسات، کار روی کارهای معلق یا صرفاً خوردن یک قهوه استفاده کنید. شما باید زمان را برای مدیریت حجم کاری روزانه خود در نظر بگیرید. مطمئن شوید که تمام روزها یا بلوک های زمانی بزرگ را بدون وقفه در میان باز نگذارید، مگر اینکه بخواهید برای این مدت در بند باشید.
6. پیوند تقویم خود را در هر جایی که می توانید (یا می خواهید) به اشتراک بگذارید
یک ابزار زمانبندی قرار آنلاین پیوندی منحصربه‌فرد در اختیار شما قرار می‌دهد تا دیگران بتوانند به تقویم شما دسترسی داشته باشند. . می‌توانید این پیوند را در رسانه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارید یا آن را به صفحه نمایه رسانه اجتماعی خود پین کنید. لینک آن را در وب سایت خود قرار دهید. آن را در امضای ایمیل خود بگنجانید. آن را در هر جایی پست کنید که مردم آن را ببینند، زیرا بسیاری در زمان‌های تصادفی با آن مواجه می‌شوند و می‌خواهند همان لحظه قرار ملاقات رزرو کنند.
براساس LSA خودی، 40٪ از رزروهای آنلاین خارج از ساعات اداری ساخته می شوند. این بدان معناست که وقتی شخصی در عصر در حال مرور شبکه‌های اجتماعی است و با پیوند تقویم شما برخورد می‌کند، می‌تواند در حالی که در ذهنش است جلسه‌ای را رزرو کند. رزروها 24/7 با یک ابزار زمانبندی آنلاین انجام می‌شوند، بنابراین مطمئن شوید که پیوند خود را در مکان‌هایی که افراد انتخاب‌کننده شما وقت خود را در آن سپری می‌کنند، قابل مشاهده و آسان کنید – روز یا شب.
7. با سایر تقویم های خود همگام سازی کنید
ابزارهای زمانبندی بهتر به شما امکان می‌دهند تقویم آنلاین خود را با سایر تقویم‌هایی که استفاده می‌کنید همگام‌سازی کنید. برای مثال، تقویم آنلاین Agile CRM را می‌توان برای همگام‌سازی با Outlook، iCal یا تقویم Google. این بدان معنی است که وقتی شخصی با شما به صورت آنلاین قرار ملاقات می گذارد، آن را در تقویم های دیگر خود نیز خواهید دید. شعبده بازی چندین تقویم می تواند مشکل باشد – خوب، به هر حال شعبده بازی مشکل است، اما شما متوجه موضوع شدید! همه آنها را همگام‌سازی کنید تا وقتی شخصی با شما به صورت آنلاین رزرو می‌کند، در همه تقویم‌های زنده شما منعکس شود.
8. از دستگاه تلفن همراه خود استفاده کنید
برخی راه‌حل‌ها این ویژگی را ارائه نمی‌کنند، اما پیشنهاد میکنم هنگام انتخاب ابزار زمانبندی آنلاین برای استفاده، به دنبال آن باشید. ما – به عنوان اعضای نیروی کار مدرن – دائما در حال حرکت هستیم. پیش بینی اینکه چه زمانی یا کجا باید تقویم خود را بررسی کنید دشوار است. به دنبال ابزاری باشید که دسترسی به موبایل را فراهم می کند تا بتوانید برنامه خود را هنگام رفت و آمد، استراحت برای ناهار یا استراحت روی مبل با نوشیدنی سرد در پایان یک روز طولانی بررسی کنید.
به‌علاوه، مشتریان و مشتریان احتمالی شما نیز خواهان دسترسی به تلفن همراه خواهند بود. طبق گفته Pingup، حداقل یک سوم از تمام قرارهای رزرو شده از طریق نرم افزار زمان بندی آنلاین از طریق دستگاه همراه انجام می شود.
9. همیشه ایمیل های تایید ارسال کنید
این باید بدون گفتن باشد، درست است؟ تعجب خواهید کرد که چه تعداد از مردم این مرحله را در این فرآیند از دست می دهند. ابزار شما باید این گزینه را در اختیار شما قرار دهد که وقتی شخصی با شما رزرو می کند، به طور خودکار ایمیل تأیید ارسال کنید.
شما باید بتوانید یک ایمیل سهام ایجاد کنید که به محض اینکه شخصی دکمه ارسال را در تقویم شما فشار می‌دهد، ارسال می‌شود – و به طور خودکار با اطلاعات جلسه مرتبط پر می‌شود. برای یک نکته اضافی: یک فایل تقویم را در آن ایمیل قرار دهید تا بتوانند به راحتی آن را بدون وارد کردن دستی در تقویم خود ذخیره کنند.
خط پایین
همانطور که در بالا گفتم، همه این کار را انجام می دهند! فشار همسالان بد است، اما در این مورد، این حقیقت است. چه بخواهید چه نخواهید، برنامه ریزی قرار در حال انجام آنلاین است. بهتر است از منحنی جلوتر باشید و از همین الان شروع به استفاده از آن کنید، تا اینکه با برنامه ریزی دستی سر و کله بزنید تا زمانی که تنها شما این کار را انجام دهید.
بی‌شماری مزایای استفاده از ابزار زمانبندی آنلاین، از جمله:
- در زمان به حداقل رساندن زمانبندی دستی صرفه‌جویی می‌شود، که در عوض می‌توانید برای کارهای با ارزش‌تر صرف کنید
- کاهش عدم حضور به این دلیل که مردم به راحتی رزرو می کنند، نه تحت فشار
- مردم هزاره (به طور پیوسته به بزرگترین جمعیت مصرف کننده تبدیل می شوند) آن را ترجیح می دهند
- دسترسی 24 ساعته به تقویم شما برای مشتریان و مشتریان بالقوه شما
- سوابق تاریخی همه قرارهای شما
- رضایت مشتری بهبود یافته
بنجامین فرانکلین زمانی گفت: “به ازای هر دقیقه ای که صرف سازماندهی می شود، یک ساعت به دست می آید.” وقتی سازماندهی به‌طور خودکار توسط یک ابزار زمانبندی آنلاین انجام می‌شود، ساعت‌های اضافی به دست آمده شروع به رشد تصاعدی می‌کنند.
آیا از برنامه ریزی آنلاین استفاده می کنید؟ آیا نکات مفیدی برای به اشتراک گذاشتن با همسالان خود دارید؟ فراموش نکنید که این کار را در بخش نظرات زیر انجام دهید!
