“اتوماسیون” به یک روند بسیار رایج تبدیل شده است که تقریباً توسط همه مشاغل در سراسر جهان دنبال می شود. برای اضافه کردن به این، ظاهراً هر ماه یک ابزار جدید اتوماسیون SMB وجود دارد که تضمین می کند کار شما را کارآمدتر، سازنده تر و آسان تر از قبل می کند. با این حال، چگونه می‌توانید بفهمید که آیا این عملکردهای اتوماسیون برای کسب و کار یا صنعت شما مناسب هستند؟
سوال معتبر است، درست است؟ به خصوص برای SMB هایی که به این توابع اتوماسیون گران قیمت نیاز ندارند، بلکه به اتوماسیون های اولیه SMB نیاز دارند.
فرض کنید شما وارد این تجارت کوچک ظروف آشپزخانه هستید و فعالیت‌های روزانه شما شامل نگهداری سوابق مشتریان، ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی، فعالیت رسانه‌های اجتماعی، نگهداری صورت‌حساب‌ها و حساب‌ها، و انجام وظایف فروش و بازاریابی است. برای مدیریت بهتر این فعالیت‌ها می‌توانید از ویژگی‌های اتوماسیون جدید بهبود یافته استفاده کنید. با این حال، شما یک SMB هستید، به اتوماسیون های ساده ای نیاز دارید که مقرون به صرفه باشند و کارایی شغلی را فراهم کنند. بر این اساس، اولویت شما انتخاب عملکردهای اتوماسیون اساسی و ساده است که به راحتی نیازهای شما را برآورده می کند.
بنابراین در اینجا 4 ویژگی ساده اتوماسیون SMB وجود دارد که باید فوراً از آنها استفاده کنید.
اتوماسیون ورود داده
وارد کردن و مدیریت منظم داده ها و مخاطبین در سیستم می تواند یکنواخت باشد. این کار نه تنها وقت شما را هدر می دهد، بلکه باعث عدم دقت می شود. به دلیل ورودی‌های منظم، نگهداری داده‌های قدیمی و داده‌های جدید دشوار می‌شود، به علاوه ممکن است فرصتی برای تکرار داده‌ها وجود داشته باشد. بنابراین برای رفع این مشکل، ورود خودکار داده ها ضروری است.
کارهای مختلف وارد کردن داده‌ها که می‌توانید به صورت خودکار انجام دهید عبارتند از: ورود و مدیریت تماس با استفاده از فرم‌های تماس در وب‌سایت و رسانه‌های اجتماعی، همگام‌سازی با منابع شخص ثالث، ایمیل‌ها، و اسکن کارت‌های ویزیت. خودکار کردن داده ها بسیار مفید است زیرا می تواند با منابع مختلف رسانه های اجتماعی و سایر منابع شخص ثالث همگام شود تا داده ها را در یک پلت فرم جمع آوری کند.
برای SMB هایی که به اتوماسیون گران قیمت نیاز ندارند، بلکه به اتوماسیون اولیه SMB نیاز دارند. برای توییت کلیک کنید
اتوماسیون ایمیل
ایمیل‌ها سریع‌ترین و ساده‌ترین راه برای ارتباط با خریداران و مشتریان احتمالی شما هستند. و دلیل خودکارسازی ایمیل‌ها این است که فرآیندی زمان‌بر است. با این حال، این تنها دلیل نیست – دلیل اصلی خودکارسازی ایمیل ها این است که می توانید آنها را مطابق با نیازهای خود سفارشی و شخصی سازی کنید. اگر ایمیل‌ها را به‌صورت دستی ارسال می‌کنید، سریع‌ترین راه این است که همه مخاطبین خود را به یک ایمیل (که ایمیل انبوه است) اضافه کنید.
نکته مهم اینجاست که نمی‌توانید ایمیل‌های انبوه خود را شخصی‌سازی کنید، مانند گنجاندن نام‌های فردی در سلام یا نام و آدرس شرکت. با این حال، هنگامی که ایمیل‌ها را خودکار می‌کنید، به راحتی به این موارد می‌رسید. یکی دیگر از جنبه‌های مثبت اتوماسیون ایمیل این است که می‌توانید قالب‌های از پیش طراحی‌شده را اضافه کنید و برای درخواست‌های مشتری خود پاسخگوهای خودکار داشته باشید.
اتوماسیون گردش کار
موضوع بعدی که باید برای SMB خود خودکار کنید، گردش کار روزانه است. در هر کسب و کاری، می توان وظایف روزانه از پیش تعریف شده ای داشته باشد، اما بیشتر اوقات، وظایف کمی به تیم ها یا افراد مختلف وابسته هستند. مانند زمانی که تیم بازاریابی یک ایمیل برای مشتری ارسال می کند و پاسخ مثبت دریافت می کند، این وظیفه بر عهده تیم فروش خواهد بود که با مشتری احتمالی تماس بگیرد. به‌جای ارسال ایمیل‌های دستی برای اطلاع دادن به تیم فروش در مورد مشتری، گردش کار را خودکار کنید تا تیم‌ها برای انجام چنین کارهایی اعلان به موقع دریافت کنند.
دلیل اینکه چرا خودکارسازی چنین جریان‌های کاری بسیار مهم است این است که جدول زمانی و کارایی را بهبود می‌بخشد. به‌علاوه، این وظایف به پیگیری‌های بی‌درنگ نیاز دارند، که به‌راحتی با اتوماسیون انجام می‌شود.
اتوماسیون فاکتور
یکی دیگر از فعالیت‌های عادی یک SMB مدیریت صورت‌حساب‌ها و حساب‌ها است. اگر این کار به صورت دستی انجام شود، می تواند دست و پا گیر باشد زیرا به ورود داده ها و همچنین دقت داده ها نیاز دارد. بنابراین بهترین سناریو این است که روند خرید و صورتحساب خود را خودکار کنید. می‌توانید سفارش خرید را به صورت دستی یا الکترونیکی وارد کنید و از اتوماسیون فاکتور برای مدیریت صورت‌حساب‌ها، پرداخت‌ها و درخواست‌ها استفاده کنید. بر اساس معیارهای اتوماسیون، می‌توانید هر زمان که صورتحساب تسویه شد یا پرداخت سررسید یا سفارش خرید جدیدی اضافه شد، اعلان اضافه کنید. این اتوماسیون همچنین می‌تواند به ارسال فاکتورها برای خریداران فردی کمک کند و صورت‌حساب‌ها یا پرداخت‌های تکراری را به‌طور یکپارچه پیگیری کند.
این چهار عملکرد ساده اتوماسیون SMB را می توان تا حد مطلوبی به کار برد تا خروجی مورد نظر را به دست آورد و برای هر SMB بسیار مفید است. اگر کسب و کار شما در زمینه اتوماسیون جدید است، پس با این اتوماسیون اولیه شروع کنید و سپس بسته به نیازها و نیازهای خود کار خود را انجام دهید.
به این اضافه کنید، CRM های زیادی در بازار وجود دارند که تمام یا هر یک از این ابزارهای اتوماسیون را در اختیار شما قرار می دهند. یکی از این CRM ها Agile CRM است که در آن می توانید همه این ویژگی های اتوماسیون را بیابید به علاوه این محصول بسیار مقرون به صرفه است.
