
انجام حسابرسی CRM
یک پلت فرم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) شکل، ساختار و انسجام را به استراتژی های تعامل با مشتری یک شرکت می دهد. این به یک شرکت کمک میکند تولید و تبدیل سرنخ را خودکار کند، اهداف قابل اندازهگیری را تعیین کند و همه بخشهای عمودی مشتری را قادر میسازد از یک صفحه کار کنند.
ممیزی دوره ای CRM برای اطمینان از اینکه استراتژی CRM شما نتایج مورد انتظار شما را ارائه می دهد ضروری است. در حالی که ممیزی CRM می تواند از نظر دامنه و عمق متفاوت باشد، باید به حوزه های زیر توجه داشته باشد:
- ممیزی مناسب برای هدف: آیا پلت فرم CRM به درستی تنظیم شده و با گردش کار شما یکپارچه شده است؟ آیا اهداف اصلی پیاده سازی CRM را برآورده می کند؟
- ممیزی داده ها: از طریق ممیزی داده ها، کیفیت، عمق و دقت داده ها را ارزیابی می کنید. آیا موارد اضافی وجود دارد که باید حذف شوند؟
- ممیزی استفاده: آیا همه تیمهای مواجه با مشتری، از جمله فروش، بازاریابی، و پشتیبانی مشتری، از پلتفرم CRM در طول تبدیل سرنخ و تعامل با مشتری استفاده میکنند؟
- ممیزی انطباق: آیا CRM دستورالعملهای بینالمللی نظارتی و دولتی مانند امنیت دادهها را رعایت میکند؟
- توصیهها: بر اساس ممیزی CRM چه نکاتی وجود دارد؟
من به رویکردی که در Hosting Foundry استفاده میکنیم نگاه خواهم کرد. بیایید به هر منطقه با جزئیات بیشتری نگاه کنیم.
ممیزی CRM مناسب برای هدف
ممیزی CRM مناسب برای هدف یک فرآیند دو مرحله ای است. اولین گام، بازبینی اهداف اصلی CRM
مرحله دوم ممیزی بررسی نحوه ادغام CRM در گردش کار کسب و کار شما است. من هر دوی این مراحل را با عمق بیشتری در زیر پوشش خواهم داد.
هدف CRM را مجدداً بررسی کنید
یک قدم به عقب بردارید و اهداف اصلی خود را برای استفاده از CRM دوباره بررسی کنید. در مرحله بعد، از تیم فروش خود بخواهید که اهداف استراتژی بازاریابی ورودی خود را مشخص کنند. آیا این دو مجموعه هدف با هم هماهنگ هستند؟ آنها باید.
هر گونه شکاف بین دو مجموعه هدف را شناسایی کرده و یادداشت کنید. در پایان در بخش نقطه عمل به آنها خواهیم پرداخت. بررسی کنید که آیا اهداف در سراسر عمودهای کسب و کار همسو هستند یا خیر.
انجام اهداف نسل پیشرو (بازاریابی) با اهداف تبدیل (فروش) و اهداف حفظ (خدمات مشتری) همسو می شود؟ اهداف جدیدی را که از تغییر اهداف و استراتژی های بازاریابی در حال تحول ناشی می شوند، در نظر بگیرید.
این اهداف جدید را به راه اندازی CRM خود اضافه کنید. بهروزرسانی دورهای اهدافتان بر اساس استراتژیهای بازاریابی بازبینیشده به به حداکثر رساندن ارزش بلندمدت پلت فرم کمک میکند.
ادغام CRM با گردش کار
سیستم CRM شما وجود ندارد یا به صورت مجزا کار نمی کند. CRM شما باید یکپارچه با نرم افزارهای موجود مانند پلت فرم بازاریابی ایمیلی و پلت فرم ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) شما باشد.

%0A%0A%0A%0A
یکپارچهسازی یک پلتفرم مواجهه با مشتری (CRM) با یک پلتفرم مواجهه با کسبوکار (ERP) به شما دیدی جامع از مشتری و سازمان میدهد. در موارد دیگر، CRM شما باید با پلتفرم دیگری که با مشتری مواجه است یکپارچه شود، به عنوان مثال .
در طول ممیزی خود، بررسی کنید که آیا CRM شما با سایر ابزارهایی که استفاده می کنید یکپارچه شده است یا خیر. علاوه بر این، باید نحوه استفاده بخشهای مختلف از CRM را بررسی کنید.
ممیزی داده
طبق مطالعه اخیر، شرکتها از دست دادن 12٪ از کسب و کار به دلیل ثبت اطلاعات تکراری، نادرست یا جعلی. خطاهای تصادفی یا عمدی دو عامل اصلی جمع آوری ضعیف داده ها هستند.
ممیزی داده بخشی جدایی ناپذیر از هر حسابرسی CRM است. ملاحظات اصلی را که باید هنگام انجام ممیزی داده در نظر بگیرید در زیر بحث خواهم کرد.
داده های خود را استاندارد کنید
فیلدهایی را که دادههای مربوط به مصرفکننده را جمعآوری میکنند شناسایی کنید و موارد نامربوط را حذف کنید. فیلدهای داده را برای هر سرنخ استاندارد کنید تا اجرای گزارشها و بهروزرسانیها با نرمافزار اتوماسیون بازاریابی آسانتر باشد.
روی دقت و کیفیت داده تمرکز کنید
اطلاعات تماس تکراری، ناقص یا نادرست میتواند منجر به تاریخچه نقطه تماس متناقض شود. داده های بد همچنین دید و دسترسی به سرنخ های ارزشمند را کاهش می دهد.
برای حذف دادههای تکراری و بهروزرسانی و تأیید سوابق، دادههای مشتری خود را با یک شانه دندانهای ظریف مرور کنید. میتوانید از ابزارهای مختلفی مانند تأییدکنندههای ایمیل، برای تأیید صحت اطلاعات تماس، برای مثال.
داده های ناقص به اندازه داده های نادرست یا تکراری مشکل ساز هستند. سرنخ را تصور کنید که آدرس ایمیل یا شماره تماسی برای او ندارید. مجدداً، باید از ترکیبی از ابزارها برای پر کردن این شکاف ها استفاده کنید.
مقابله با تخریب داده
بیش از هشت میلیون نفر هر سال شغل خود را تغییر می دهند، شش میلیون نفر محل سکونت خود را تغییر می دهند و دو میلیون نفر شماره تماس خود را تغییر می دهند. با خواندن این مقاله، داده های شما رو به زوال است.

%0A
%0A
%0A%0A%0A%0A
مقابله با تحلیل داده ها یک فرآیند مداوم است. اطلاعات خود را با بررسی دایرکتوریهای شرکت و شبکههای اجتماعی بهروز نگه دارید تا اطلاعات تماس فعلی مشتریان و سرنخهای خود را تأیید کنید. پلتفرم های داده را با CRM خود ادغام کنید و سرنخ های B2B به روز ایجاد کنید. برای کمپین های ایمیلی خود یک فرآیند انتخاب دوگانه را اجرا کنید.
ممیزی استفاده
هنگامی که اعتبارسنجی دادههای شما انجام شد، ممیزی استفاده از CRM مرحله بعدی است. CRM ابزاری برای تیم هایی است که عملکردهای رویارویی با مشتری را انجام می دهند. CRM شما باید توسط بازاریابی، فروش و پشتیبانی مشتری .
هنگام انجام ممیزی استفاده، به دنبال پاسخ به این سؤالات معیار محور برای اندازه گیری میزان استفاده از CRM باشید:
- آیا فعالیتهای فروش روزانه ثبت میشوند؟
- تعداد رکوردهای هر کاربر در روز برای ارزیابی وسعت و عمق استفاده.
- تعداد تماسها، ایمیلها، بازدیدها و جلسات در روز در هر منبع.
- تعداد بلیط ها و معاملات بسته شده در هفته توسط کاربر.
بسیاری از ممیزی ها مشکلات استفاده را آشکار می کنند. دو دلیل اصلی، داده های بد در سیستم و عدم آموزش کافی است.
هنگامی که مشکل دقت داده ها حل شد، وقت آن است که تیم هایی را از هر عمودی وارد کنید و مزایای استفاده از CRM را توضیح دهید. اگر مشکلات استفاده دارید، سعی کنید علت را شناسایی کنید.
بخشی از راه حل اغلب آموزش است. شما باید توضیح دهید که چرا CRM شما مهم است و آنها را در استفاده از پلتفرم آموزش دهید. سپس مدیریت میتواند با گنجاندن گزارشهای تولید شده توسط CRM در جلسات هفتگی، استفاده را کنترل کند.
هدف اساسی هر سازمانی تبدیل سرنخ ها به مشتریان است. ممیزی CRM شما به عملکرد ریز پلت فرم CRM شما نگاه می کند.

هنگام انجام ممیزی، تصویر بزرگ و هدف نهایی خود را از دست ندهید.
حسابرسی انطباق
CRM شما دادههای مشتری را ذخیره میکند. سازمان شما باید قوانین حفظ حریم خصوصی داده ها را رعایت کند. ایالات متحده قوانین متمرکز حفاظت از داده ها مانند GDPR اتحادیه اروپا ندارد. با این حال، چندین قانون حفظ حریم خصوصی داده با تمرکز عمودی وجود دارد و CRM شما باید با این قوانین مطابقت داشته باشد.
بسیاری از قوانین حفظ حریم خصوصی داده ها مختص صنعت است و این انطباق ها بر CRM فشار می آورد تا داده ها را به صورت ایمن ذخیره کند. خدمات مالی و صنعت داروسازی دو صنعت بسیار تحت نظارت هستند.
یک ممیزی داده باید ارزیابی کند که آیا فرآیندهای راهاندازی شده در CRM به طور مؤثری از کسبوکار در برآورده کردن الزامات انطباق آن پشتیبانی میکند یا خیر.

گزارش
ممیزی CRM با جمعآوری ارزیابی فرآیند در یک گزارش توصیه به پایان میرسد. این گزارش زمینههایی را برای بهبود برجسته میکند که با مؤثرتر و کارآمدتر کردن CRM، بازگشت سرمایه (ROI) را افزایش میدهد.
توصیه های شما باید از مطلوب به ضروری درجه بندی شوند. بهروزرسانی مسائل یکپارچهسازی یا مرتبسازی مسائل دادهها ممکن است بهعنوان ضروری طبقهبندی شود، زیرا بر عملیات تجاری تأثیر منفی میگذارد. کاهش تعداد ماژول های گزارش برای تمرکز بهتر بر معیارهای مهم فروش، ممکن است به عنوان مطلوب طبقه بندی شود.
درجهبندی توصیهها به شما در اجرای اصلاحات کمک میکند. ممیزی همچنین میتواند پیشنهادهای بلندمدتی مانند ایجاد یک برنامه پنج ساله CRM را که سالانه بررسی و حسابرسی میشود، توصیه کند.
در حال تکمیل
ممیزی CRM در حالت ایده آل باید یک فرآیند مداوم و در تمام طول سال باشد. با این حال، همه شرکت ها منابع لازم برای مدیریت این موضوع را بدون تأثیر بر عملیات تجاری ندارند. بنابراین، حسابرسی پایان سال ضروری است.
هر ممیزی CRM باید پنج حوزه ذکر شده در مقاله را پوشش دهد. با بررسی اهداف شروع کنید، به سمت دقت داده ها، الگوهای استفاده و ممیزی انطباق بروید. یافته های خود را در پیاده سازی های قابل اجرا خلاصه کنید.
با یک CRM تمیز و به روز وارد سال جدید شوید تا روابط قوی تری با مشتریان خود ایجاد کنید و درآمد و سود خود را از طریق تبدیل های بالاتر به حداکثر برسانید. در ممیزی CRM خود موفق باشید.