استقرار دو سیستم مجزا برای پاسخگویی به یک مشتری نه تنها می تواند زمان بر باشد، بلکه هزینه بیشتری نیز دارد. به گفته کارشناسان، بهترین راه برای بهینه سازی کسب و کار و موفقیت، ادغام دو بخش مجزا از کسب و کار در یک بخش است.

مهمترین بخشهایی که باید با یکدیگر ادغام شوند، میز کمک شما و نرم افزار CRM است. این ادغام مقرون به صرفه است و جریان مکالمه مشتری را به خوبی مدیریت می کند. آنچه آنها نیاز دارند و آنچه شما ارائه می دهید کاملاً واضح است، و می توانید از این ادغام برای کار روی بهبودها استفاده کنید.

و به همین دلیل است که باید میز کمک و نرم افزار CRM خود را ادغام کنید.

پایگاه داده واحد

مهمترین بخش یکپارچه سازی، داشتن تمام داده های مشتری – از زمان پرورش تا پس از فروش – زیر یک سقف واحد است. نیازی به تبادل ایمیل بین محصول و تیم پشتیبانی یا بین فروش و تیم پشتیبانی نیست تا متوجه شوید مشکل محصول یا خرید چیست. همه تیم‌ها می‌توانند نمایه مشتری، اطلاعات حساب و ارتباطات مبادله شده را ببینند.

رضایت مشتری را بهبود می بخشد

داشتن یک سیستم یکپارچه به شما امکان می دهد گفتگوی بهتری با مشتری خود داشته باشید. این به نمایندگان خدمات شما کمک می کند تا خدماتی را ارائه دهند که شخصی به نظر می رسند زیرا سیستم تصویر کاملی از نمایه مشتری دارد. یکپارچه‌سازی Helpdesk و CRM داده‌های مشتری را همگام‌سازی می‌کند و در عین حال جریانی دو طرفه از ارتباط بین میز کمک و سایر فرآیندها را فراهم می‌کند. می‌توانید به داده‌هایی مانند اطلاعات کامل مشتری، ارتباطات گذشته، اطلاعات پرداخت یا صورت‌حساب، بلیط‌های میز راهنمایی و نظرات یا ایده‌های مشتری دسترسی داشته باشید.

راه حل های سریع تری ارائه می دهد

این ادغام در واقع تیم‌های فروش و پشتیبانی را با هم همگام‌سازی می‌کند، که در حین حل و فصل بلیط‌های مشتری، همکاری یکسانی را به ارمغان می‌آورد. هر دو تیم به میزان مساوی با مشتری ارتباط داشته اند اما فروش قبل از فروش و پشتیبانی بعد از فروش این کار را انجام می دهد. بنابراین داده های مختلف در مورد مشخصات و نیازهای مشتری را می توان برای ارائه راه حل بهتر به مشتری مبادله کرد. با استفاده از این ادغام، هر دو تیم می توانند بلیط های ارائه شده را مشاهده کنند و داده ها را بر اساس مشکل به روز کنند.

بازده تیم را افزایش می دهد

داشتن همه داده ها تحت یک سیستم واحد به ردیابی روندهای مشتری به راحتی و به طور موثر کمک می کند. با استفاده از این ادغام، تیم پشتیبانی شما می‌تواند کارهای دستی را خودکار کند و هشدارهایی را در زمان واقعی دریافت کند که کارایی پاسخگویی آنها را بهبود می‌بخشد. از این طریق تیم شما می تواند گزارش های مختلف، داده های بلیط و مسائل حل نشده را بررسی کند. این به درک کارایی گردش کار و محاسبه بهره وری تیم کمک می کند.

یکپارچه‌سازی‌ها همیشه برای کسب‌وکار خوب هستند، به‌خصوص زمانی که همگام‌سازی و اثربخشی را در فرآیندها و تیم‌های مختلف به ارمغان می‌آورند. یکی دیگر از دلایل مهم برای ادغام بخش‌های مهم تجاری، کاهش سرمایه‌گذاری است.

مهم ترین بخش هایی که باید با یکدیگر ادغام شوند، میز کمک و نرم افزار CRM شما هستند. برای توییت کلیک کنید

اکنون که فهمیدید چرا باید این دو سیستم را با هم ادغام کنید، بیایید روی نحوه انجام این ادغام تمرکز کنیم:

کارهایی را که باید خودکار شوند شناسایی کنید

هنگامی که تصمیم می‌گیرید میز پشتیبانی خود را با CRM ادغام کنید، ابتدا باید وظایفی را که می‌خواهید خودکار کنید و نحوه همگام‌سازی آنها با سایر فرآیندها شناسایی کنید. وظایف مهمی که میز کمک شما برای خودکارسازی نیاز دارد عبارتند از تهیه بلیط، گردش کار، پاسخ ها و توصیه های خدمات. بخش بعدی شناسایی ویجت هایی است که می خواهید بین این سیستم ها ادغام کنید. ویجت های مهم تلفن، صورتحساب، اجتماعی و پشتیبانی هستند.

همگام سازی بدون درز سیستم ها

شما وظایفی دارید که باید خودکار شوند و ویجت‌هایی را که برای خودکارسازی این فرآیند نیاز دارید، در اختیار دارید، اکنون ببینید چگونه می‌توانید آن را یکپارچه کنید. هر دو سیستم باید به یکپارچه ترین شکل ممکن همگام شوند، به طوری که اگر هر مشتری بلیطی را در سیستم ارائه کرد، باید یک هشدار در CRM شما وجود داشته باشد. باید بتواند:

• تمام مخاطبین را از میز راهنمایی در CRM خود وارد کنید تا داده‌ها را در یک پلتفرم داشته باشید.
• داده‌های مشتری و بلیت‌ها را با داده‌های مخاطبین CRM خود همگام‌سازی کنید تا داده‌های مخاطبین را به تنهایی و بهتر مشاهده کنید.
• برای اطمینان از اینکه تیم فروش می‌تواند بلیت‌هایی را که برای تیم آشنا است مشاهده، ایجاد و به‌روزرسانی کند، با داده‌های فروش و بلیت ارتباط برقرار کنید.
• داده‌های مشتری مانند نمایه‌های کاربر، اندازه حساب مشتری و موارد دیگر، یا داده‌های مرتبط با موضوع یا بلیط را به اشتراک بگذارید.
• اطلاعات بینش تجاری را از طریق داده‌های همگام‌سازی شده برای بهبود کارایی گردش کار و درخواست‌های مشتری ارائه دهید.

پست راهنما همیشه در حال حرکت است – صحبت کردن، ارسال پستی یا ملاقات با تیم‌های دیگر – بنابراین مهم است که کارهای دستی در صورت امکان خودکار شوند و هشدارهای خاصی برای گردش‌های کاری مختلف داشته باشند. بخش دیگری که این ادغام باید به آن کمک کند، دسته بندی بلیط های مشتری بسته به طرح (پرداخت یا بدون پرداخت) و اولویت (VIP یا غیر VIP) است.

هنگامی که همه این معیارها را شناسایی کردید، فقط میز کمکی را که می خواهید با سیستم CRM خود ادغام کنید، انتخاب کنید. اگر دقیقاً به این معیارها نگاه می کنید، می توانید Agile CRM را که با Helpdesk یکپارچه شده است امتحان کنید.