اگر کسب‌وکارها تفاوت‌های بین وظایف مهم و پست را درک نکنند، نمی‌توان کارایی کامل را به دست آورد. کار هوشمند بسیار مهم است و بسیار مفیدتر از صرف ساعت ها برای اتمام کارهای اضافی که به راحتی می توانند خودکار شوند. کسب و کارها از کارکنان خود می خواهند که بر کارایی و بهره وری تمرکز کنند.

با این حال، کارایی و بهره وری را نمی توان تنها با اولویت دادن به کار به دست آورد. اینجاست که اتوماسیون وارد عمل می شود، زیرا نه تنها زمان بیشتری را آزاد می کند، بلکه می توان از این زمان برای انجام کارهای حیاتی نیز استفاده کرد. از طریق اتوماسیون، تعادل حفظ می شود و کارهای تکراری به راحتی از جریان کار روزانه حذف می شوند. فرآیند گردش کار را ساده می‌کند تا بتوان روی پروژه‌ها یا کارهای حیاتی تمرکز کرد.

اکنون در مورد پنج دلیل مهم که چرا باید کسب و کار خود را خودکار کنید، بحث کنیم.

1. ارتباط بین تیم ها را برقرار می کند

مواقعی وجود دارد که یک تیم بازاریابی ممکن است بینش خوبی در مورد پرورش داشته باشد سرنخ ها که می تواند با تیم فروش به اشتراک گذاشته شود تا روند بهبود یابد. با این حال، اگر تیم‌ها نتوانند به طور منظم با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، این بینش‌ها ممکن است از بین بروند.

با استفاده از اتوماسیون، ایجاد چنین ارتباطاتی آسان‌تر است، زیرا هر دو تیم می‌توانند در صورت یافتن اطلاعات مفید در مورد سرنخ‌ها، هشدارهای خودکار را افزایش دهند. این اطلاعات را می توان بررسی کرد، براساس بحث ها تغییر داد، و در همان سیستم اتوماسیون برای استفاده در آینده ذخیره کرد.

2. ارتباطات متمرکز

فرض کنید یک مشتری یک بلیط را بالا آورده است. شخصی از بخش خدمات پاسخ داد و مشتری را به پشتیبانی فنی هدایت کرد، زیرا این یک درخواست مربوط به فناوری بود. پس از سه روز، همان مشتری دوباره با شما تماس می گیرد، اما هیچ سابقه ای از آنچه اتفاق افتاده یا دلیل بسته نشدن بلیط هنوز ندارید، ندارید.

سیستم های اتوماسیون این جریان ناگهانی ارتباط را ریشه کن می کنند و آن را متمرکز می کنند. این به نماینده خدمات این امکان را می دهد تا بداند که آیا تیم فنی پاسخ داده است یا خیر و در صورت بازگشت مشتری چگونه باید بلیط را به جلو ببرد. در هر مکالمه و تعامل با مشتری تحت یک سیستم، علاوه بر تداوم، یک به‌روزرسانی وجود دارد.

3. گردش کار تعریف شده برای همه وظایف

کارها برای انجام کار به چندین مرحله یا چندین عضو تیم نیاز دارند. این وظایف باید یک گردش کار کاملاً تعریف شده داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که همه چیز ردیابی و پیوسته است.

این به راحتی با استفاده از اتوماسیون امکان پذیر است، زیرا قوانین، هشدارها و پیگیری هایی وجود دارد که می توانند خودکار شوند. بنابراین پیشرفت هر کار را می توان به طور موثر ردیابی و بررسی کرد. اتوماسیون همچنین به حفظ ثبات و سهولت در مدیریت کمک می کند. از طریق اتوماسیون، می‌توانید وضعیت را بررسی کنید که آیا A مرحله را کامل کرده و آن را به B منتقل کرده است، بنابراین B ​​می‌تواند آن را تمام کند و آن را به C ارسال کند.

4. پاسخگویی ارائه می دهد

با چندین کار و گردش کار موازی، پیگیری و مدیریت اینکه چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد و بررسی اینکه چه کسی مسئول چه کاری است دشوار می‌شود. تصور کنید کاری که قرار بود در سه روز تکمیل شود، پنج روز طول می کشد تا تکمیل شود. چرا دو روز فاصله بود؟ یادگیری در مورد این و اطلاعات حیاتی تر بسیار مهم است و اتوماسیون به پیگیری همه آنها کمک می کند.

از آنجایی که یک نرم‌افزار اتوماسیون همه چیز را در یک سیستم ذخیره می‌کند و به طور منظم وضعیت را در وظایف و گردش‌های کاری مختلف به‌روزرسانی می‌کند، ردیابی انحرافات آسان‌تر است. می توانید بررسی کنید چه کسی مسئول است و حقایق دقیق در مورد انحرافات یا تمدیدهای زمانی را دریافت کنید.

5. بهبود مدیریت فرآیند

هر گردش کار و فرآیند دارای پارامترهای خاصی است و برای تجزیه و تحلیل کارایی به مقدار مساوی اتوماسیون نیاز دارد. بدون اتوماسیون، نمی توانید حجم کار را افزایش دهید و وظایف اضافی را به طور کامل از معادله حذف کنید. شما نمی توانید تجزیه و تحلیل کنید که آیا می توان گردش کار یا فرآیند فعلی را در زمان کمتر یا با نیروی کار کمتر مدیریت کرد.

اگر اتوماسیون را وارد کنید، مدیریت فرآیند آسان‌تر می‌شود. سپس می توانید تجزیه و تحلیل کنید که چه بخش هایی از یک فرآیند یا گردش کار باید خودکار شوند. هنگامی که این بخش‌ها را خودکار کردید، می‌توانید بررسی کنید که آیا این فرآیند یا گردش کار به نیروی کار بیشتر یا زمان بیشتری نیاز دارد.

هدف اتوماسیون این است که کارایی را به ارمغان بیاورد، بهره وری را افزایش دهد و کوچکترین احتمال خطا را حذف کند. گردش کار و فرآیندها را ساده می کند تا دید بهتری در همه چیز ایجاد کند. برای کسب و کارها مفید است زیرا به افزایش بهینه سازی کمک می کند و همچنین داده ها را متمرکز می کند.