ارتباط کارآمد برای WFH

دوران جدیدی در میان مردم در حال طلوع است! این را دوران «عادی جدید» بنامید. کار از راه دور در بین رهبران کسب و کار و کارمندان آنها محبوبیت فزاینده ای پیدا می کند. همانطور که شرکت ها به دنبال راه های جدیدی برای رشد و افزایش بهره وری هستند، اثر موجی “تغییر” اجتناب ناپذیر شده است.

براساس تحقیق که شامل 317 پاسخ دهنده (همه رئیس افسران مالی)، 74 درصد از این مدیران مالی انتظار دارند 5 درصد از کارمندانشان به طور دائم از خانه شروع به کار کنند. این همش نیست. 4٪ از آنها انتظار دارند تا 50٪ از نیروی کارشان از هر جایی به طور دائم کار کنند. در همین حال، 17٪ انتظار دارند که 20٪ از تیم آنها کارمندان دائمی از راه دور شوند.

این نتایج چشمگیر هستند، به ویژه از آنجایی که نشان دهنده یک رویه تجاری جدید جهانی هستند. تخمین زده می شود که تا سال 2035، تعداد عشایر دیجیتال در سراسر جهان به یک میلیارد نفر خواهد رسید. با توجه به اینکه فقط دو دهه پیش، داشتن نیروی کار از راه دور یک افسانه تلقی می شد، هیجان انگیز است. از سال 2019، فقط 3.4% از افراد شاغل بزرگسالان از خانه کار می کردند – رقمی که از آن زمان به بیش از 51% در سال افزایش یافته است. ایالات متحده به تنهایی.

با این حال، به همان اندازه که این ارقام چشمگیر هستند، اگر نیروی کار سازنده نباشد، یک تیم از راه دور چیزی نیست. هر کسب و کاری قصد رشد دارد، اما این تنها از طریق کار تیمی سودمند و مدیریت موثر قابل دستیابی است. برای انجام همه اینها، ارتباط مهم است. نه هر نوع ارتباطی، بلکه ارتباطی سازنده و مؤثر.

ارتباط سازنده بخش مهمی از ابزار رشد یک سازمان است. نقش مهمی در ایجاد یک رابطه کاری پایدار در تمام سطوح مدیریت ایفا می کند. حتی اکنون که کسب و کارهای بیشتری تیم های کاری از راه دور را اداره می کنند، حتی بیشتر از این. ارتباطات سازنده اکنون بیش از هر زمان دیگری ضروری شده است.

Dynamicsignal یک بررسی، که نشان داد 86 درصد از مربیان، کارمندان و مدیران شرکت‌ها بر روی یک چیز اتفاق نظر دارند: ارتباط ناکارآمد می‌تواند باعث تقویت شود. شکست در محل کار.

این مقاله به این می‌پردازد که چگونه نیروی کار از راه دور شما می‌تواند با موفقیت از طریق ارتباط کارآمد با هم تیمی‌های خود نتایج ایجاد کند.

انجام دهید: خطوط ارتباطی باز را حفظ کنید

باز نگه داشتن خطوط ارتباطی راهی عالی برای بهبود ارتباطات و ایجاد اعتماد بین مدیران و کارمندان از راه دور آنهاست. با افزایش پیوند بین کارگران و کارفرمایان، کارمندان بیشتر درگیر شغل خود می شوند. دانستن اینکه می توانند به راحتی به رئیس خود دسترسی پیدا کنند، سؤال بپرسند و شکایت کنند، باعث می شود احساس کنند که بخشی از شرکت هستند و مشارکت آنها مهم است.

کارمندان متعهد بهره وری بیشتری دارند و کمتر به دنبال شغل جدید در جاهای دیگر می گردند. به همین دلیل است که شرکت هایی مانند Adobe به جای استفاده از فرآیند بررسی رسمی که در اکثر شرکت ها رایج است، فرآیند Check-in را اتخاذ کرده اند. روش Check-in شامل یک تکنیک ارتباطی غیررسمی است که در آن ارتباط منظم و مداوم است. مدیران انتظارات/اهدافی را با کارکنان خود تعیین می‌کنند، بازخورد دریافت می‌کنند و می‌دهند و درباره راه‌های رشد بحث می‌کنند، همه اینها بسته به نیازهای هر کارمند است.

این بدان معنی است که کارکنان مجبور نیستند با احساس ناخوشایندی که همراه با بحث های عملکرد ماهانه است، روبرو شوند. کارگران به جای ارعاب چهره هایی که باید از آنها اجتناب کنند، کارفرمایان/مدیران خود را مربی می بینند.

انجام دهید: درباره اهداف کوتاه مدت و بلندمدت بحث کنید

با اطلاع از نحوه انجام کارهای روزانه یا هفتگی هر کارگر از راه دور، به شما این امکان را می‌دهد که درک بهتری از زمان مواجهه کارکنان با چالش‌ها داشته باشید. این به کارمندان اجازه می دهد تا بتوانند در مورد چگونگی انجام وظایف خود بحث کنند، به سرپرستان خود اطلاع دهند که آیا با چالش هایی روبرو هستند یا خیر، و سپس بازخوردی در مورد چگونگی دستیابی به اهداف تعیین شده خود دریافت کنند. شاید ممکن است کارمند احساس غرق شدن کند. این بدان معنی است که تنظیم مجدد هدف تعیین شده تمام چیزی است که برای کاهش فشار و افزایش خلاقیت و ورودی آنها لازم است.

اجازه دادن به ارتباطات دو طرفه در مورد وظایف، فضایی را برای انعطاف پذیری می دهد و به کارمندان کمک می کند تا برای غلبه بر آنچه در پیش است پیشروی کنند. این به این دلیل است که آنها احساس حمایت می کنند. چیزی به سادگی بحث در مورد یک کار و تنظیم مجدد اهداف قدیمی به اهداف واقعی تر با جدول زمانی بهتر می تواند تفاوت را ایجاد کند.

انجام دهید: کارکنان را در مورد مسائل شرکت به روز نگه دارید

یکی دیگر از اشتباهات مدیران در زمینه ارتباطات این است که فراموش می کنند کارکنان را در جریان مسائل و پیشرفت شرکت قرار دهند. این باعث می‌شود کارمندان در چرخ‌دنده‌های شرکتی که در آن کار می‌کنند احساس بیگانگان یا روبات‌هایی کنند.

اگر کارگران معتقد باشند که به عنوان بخشی از کسب و کار در نظر گرفته می شوند، احساس می کنند انسان هستند و مایلند تلاش بیشتری انجام دهند. این به تنهایی این احساس را به شما می دهد که آنها را برای رشد شرکت حیاتی می دانید. با دور نگه داشتن پیشرفت‌های مهم شرکت از آنها، به نیروی کار از راه دور خود این تصور را ندهید که آنها مهم نیستند.

٪ از مشاغل جهانی که از سیاست های فضای کاری انعطاف پذیر برای جذب و حفظ استعدادهای برتر استفاده می کنند

به تیم راه دور خود در مورد اهداف، بیانیه ماموریت و جهت شرکت اطلاع دهید. اجازه دهید آنها درک کنند که چگونه مشارکت آنها در این مأموریت قرار می گیرد. اگر شرکت سال بد یا عالی را سپری می‌کند، به اهداف خود دست می‌یابد یا به پایین‌تر از حد رسیده است، کارمندان خود را در این مورد مطلع کنید.

این شکل از ارتباط وفاداری کارکنان را پرورش می دهد. ناگهان آنها فقط کارگران کم اهمیتی نیستند که حقوق دریافت می کنند. آنها اکنون بخشی از کسب و کار هستند که تمام تلاش خود را برای اطمینان از رشد آن انجام می دهند. این بدان معناست که آنها احساس تعلق و هدف بیشتری دارند. این باعث می‌شود که آنها کمتر احساس نیاز به جستجوی مشاغل جدید در جای دیگر، حداکثر تلاش خود را برای رسیدن به اهداف و حتی ارائه پیشنهادهایی در مورد چگونگی دستیابی به ماموریت شرکت داشته باشند.

انجام دهید: از بهترین فناوری برای کار از راه دور استفاده کنید

اگر از کار از راه دور. این ابزارها به شما کمک می کنند تا ارتباط سازنده را از طریق تعامل مجازی حفظ کنید.

ابزارهای ویدئو کنفرانس

تماس‌های ویدیویی به شما امکان می‌دهند در یک محیط مجازی تعاملات چهره به چهره داشته باشید. 98٪ از موافقند که دیدن لبخندهای یکدیگر و شنیدن صدای یکدیگر باعث ایجاد یک تیم شادتر و افزایش بهره وری می شود. این احساس را به شما می دهد که در اتاقی با اعضای تیم خود باشید. این ابزارها فاصله بین کارگران از راه دور را پل می کنند.

ابزارهای مدیریت زمان

ابزارهای مدیریت زمان مانند Traqq، روشی عالی برای افزایش بهره وری و نظارت بر کارکنان شما هستند. این برنامه ها به کارمندان خانه کمک می کنند تا زمان خود را به درستی مدیریت کنند، استراحت های کافی داشته باشند و پرداخت دقیقی برای کار خود دریافت کنند. همچنین به مدیران تیم اجازه می‌دهد تا از ساعات کاری که هر کارمند در روز انجام می‌دهد مطلع شوند، کارگرانی را که در انجام وظایف خود با مشکل مواجه هستند شناسایی کنند و حتی صورت‌حساب برگه زمانی را خودکار کنند.

نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه به شما امکان می دهد پروژه های پیچیده با جدول زمانی پیچیده مهلت‌ها را پیگیری کنید، وظایف را تخصیص دهید، به‌روزرسانی‌های منظم را در مورد تکمیل کار دریافت کنید و مشتریان را از پیشرفت پروژه مطلع کنید. اگر تا به حال به این فکر کرده اید که چگونه می توان ارتباط روان بین بخش های مختلف یک سازمان را تضمین کرد، ابزارهایی مانند ProjectManager و به شما کمک می کند تا به این هدف برسید.

نرم افزار CRM

نرم افزار

CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری، مانند Really Simple Systems، برای همکاری تیمی با کارگران از راه دور عالی است. این نرم افزار به شما کمک می کند تا مخاطبین و مشتریان خود را با ردیابی تماس ها، ایمیل ها و سایر تعاملات خود مدیریت کنید، سپس وظایفی را برای پیگیری تعیین کنید. شما می توانید در یک لحظه ببینید که آخرین بار چه کسی با چه کسی تماس گرفته است و در مورد چه چیزی صحبت شده است. این کار حدس و گمان را از ارتباطات شما حذف می کند، کارایی و سازماندهی را ایجاد می کند.

نگذارید: بازخورد و تشخیص منظم را نادیده بگیرید

یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که رهبران تیم در ارتباطات مرتکب می‌شوند، نادیده گرفتن بازخوردها و نادیده گرفتن تلاش‌های نیروی کارشان است. برای کمک به درک اهمیت این عامل به ظاهر کوچک، که کارمندان که احساس قدردانی نمی‌کنند، دو برابر بیشتر احتمال دارد سال بعد کار را ترک کنند و به دنبال شغل جدید بگردند.

وقتی کارمندی کار خوبی انجام می‌دهد، تصدیق آن با کمی تحسین کمک زیادی به تقویت روحیه او می‌کند. آنها را مشتاق انجام کارهای بیشتر می کند. در واقع، بسیاری از کارکنان به قدردانی از تلاش‌های خود بیش از هدایای پولی اهمیت می‌دهند. . این بدان معنی است که شما مجبور نیستید برای برقراری ارتباط و ایجاد احساس قدردانی در کارکنان خود، هزینه زیادی کنید. این می‌تواند به‌صورت قدردانی/جایزه عمومی یا خصوصی، تقدیر، ارتقاء یا پاداش باشد.

در همین راستا، ارائه بازخورد با کیفیت به کارکنان خود راهی عالی برای درگیر نگه داشتن آنها، با انگیزه و مایل به انجام بهتر است. کارمندی که نمی داند چه کار اشتباهی انجام می دهد، کمتر می داند چه چیزی را تغییر دهد یا در چه زمینه هایی بهبود ببخشد. این به معنای بهره وری کمتر و احتمال شکست بیشتر است.

بازخورد و شناسایی به موقع یک ابزار ارتباطی عالی است که باعث رشد کسب و کار و افزایش بهره وری نیروی کار آن می شود.

نگذارید: از اجتماعی شدن اجتناب کنید

در حال استفاده ثابت شده است که تعطیلات کافی و معاشرت با همکاران باعث بهبود و افزایش بهره وری می شود. وقتی همه کارگران در یک دفتر مشترک بودند و می توانستند هر روز با یکدیگر تعامل فیزیکی داشته باشند، راحت تر بود. با یک تیم از راه دور، کارگران منزوی شده و در معرض خطر مواجه شدن با تنهایی هستند. بالاخره ما موجوداتی اجتماعی هستیم. برقراری ارتباط با انسان‌های دیگر برای ما مهم است حتی اگر آگاهانه آن را درک نکنیم.

مهم است که اقداماتی را برای تشویق اجتماعی شدن در میان اعضای تیم از راه دور انجام دهید. این امر روحیه را تقویت می کند و به آنها کمک می کند تا احساس تعلق داشته باشند. با استفاده از تکنیک‌های ساده مانند برقراری تماس ویدیویی کنفرانسی یک بار در روز در ظهر یا اول صبح، می‌توانید اعتماد را در بین همکاران ایجاد کنید و همکاری بین بخشی را بهبود بخشید. ناگفته نماند که وقتی همکاران یک دوستی سالم به اشتراک می‌گذارند، رقابت ناسالم حذف می‌شود، بهره‌وری افزایش می‌یابد و کارمندان مشارکت بیشتری پیدا می‌کنند.

نتیجه گیری

ارتباط مؤثر یکی از مؤثرترین ابزارها برای اجرای موفقیت آمیز یک تجارت از راه دور است. با به کارگیری دستورالعمل های بالا، در راه افزایش بهره وری و تضمین رشد کسب و کار خود هستید.

درباره نویسنده

Ikechukwu Nnabeze یک متخصص فناوری و یک نویسنده برای Traqq.com است. علاقه او به ارائه راه حل های عملی برای مشکلات فناوری زندگی واقعی، او را به سمت حرفه ای موفق در تولید محتوا برای وب سایت های مدرن سوق داده است. اشتیاق او کمک به افراد و سازمان ها از سرتاسر جهان است تا زیبایی های متحول کننده زندگی فناوری مدرن را در آغوش بگیرند. او در اوقات فراغت خود از شعر لذت می برد.