محققان در هاروارد تخمین می‌زنند که حدود 30 درصد از فعالیت‌های کارکنان می‌تواند خودکار باشد. این تعداد تقریباً 12 ساعت در هفته یا 1.5 روز کاری است.

کارمندان شما با 1.5 روز کار اضافی در هفته چه کاری می توانند انجام دهند؟

کارهای معمولی – به ویژه آنهایی که حول فناوری و داده ها می چرخند – باید اولین کارهایی باشند که برای مدیریت گردش کار بهینه می کنید.

به عنوان مثال:

• ایجاد تخمین قیمت
• مشاهده، تحلیل و گزارش داده‌ها
• اعلان‌های کار (به عنوان مثال، کارهای در انتظار و تکمیل شده)

بنابراین به جای تمرکز بر وظایف اداری، کارمندان می توانند توجه خود را به جریان های کاری که نیاز به تفکر انتقادی دارند معطوف کنند. به عنوان مثال، خواندن گزارش های خودکار برای یافتن راه حل برای مشکلات یا شناسایی فرصت ها.

علاوه بر صرفه جویی در زمان، اتوماسیون همچنین به کارکنان این آزادی را می دهد که بدون مدیریت خرد کار کنند. مدیران می‌توانند به‌روزرسانی‌های خودکار را دریافت کنند و هر کاری را بدون جلسات غیرضروری رودررو تأیید کنند.

اما، برای اینکه اتوماسیون کار خود را انجام دهد، باید از سیستم های متصل مانند CRM استفاده کنید که با تمام پلتفرم های نرم افزاری اصلی شما یکپارچه می شود.

مجموعه ای از نرم افزارها و ابزارهای مدیریت گردش کار وجود دارد.

برخی در خودکارسازی سایر پلتفرم ها و برخی دیگر در مدیریت پروژه تخصص دارند. حتی می‌توانید راه‌حل‌های همه‌جانبه را بیابید که با پلتفرم‌های دیگر ادغام می‌شوند – مانند Really Simple Systems.

صرف نظر از اینکه از کدام نرم افزار برای مدیریت گردش کار خود استفاده می کنید، چند ویژگی وجود دارد که باید داشته باشند: 

• واسط‌ها و گردش‌های کاری ساده: شما و سایر ذینفعان باید بتوانید به راحتی داشبورد، گزارش‌ها، و گردش کار را ویرایش کنید.

• نرم‌افزار مبتنی بر ابر: کار در فضای ابری برای همه ساده‌تر و در دسترس‌تر است. داده ها در زمان واقعی به روز می شوند و تعویض دستگاه ها را آسان می کند.

• راه حل های به روز را انتخاب کنید: توسعه دهندگان راه حل های قدیمی را برای چالش های قدیمی ساخته اند. این روزها، بسیاری از شرکت‌ها با نرم‌افزار انعطاف‌پذیر و با قابلیت استقرار آسان بهتر هستند.

• ادغام‌های فراوان: سیستم مدیریت گردش کار شما باید با پلتفرم های قوی که در کسب و کار خود استفاده می کنید، یکپارچه شوید. در غیر این صورت، انجام کار خود برای اتوماسیون دشوار است. و پیگیری جریان کار در زمان واقعی چالش برانگیز خواهد بود.

مناسب برای همکاری: مدیریت گردش کار در مورد کاهش اصطکاک در تکمیل وظایف روزانه است. اگر کارمندان مجبور شوند از نرم افزار خارج شوند و از طریق پلتفرم دیگری ارتباط برقرار کنند، هدف از مدیریت گردش کار شکست می خورد.

مدیریت ارتباط با مشتری نرم افزار (CRM) در قلب هر کسب و کاری قرار دارد. این جایی است که جریان های کاری بازاریابی، فروش و خدمات مشتری اتفاق می افتد – همه محرک های مهم موفقیت.

سیستم‌های واقعاً ساده همه چیز رو به رشد را فراهم می‌کند تیم‌های B2B باید مشتریان بالقوه را جذب کنند، فروش را ببندند و اطمینان حاصل کنند که مشتریان راضی هستند. ما نرم افزار خود را با مدیریت گردش کار در ذهن ساخته ایم تا بتوانید روی کاری که بهترین انجام می دهید تمرکز کنید.

سیستم های واقعا ساده از ادغام ها استفاده می کند برای اتصال ابزارهای مختلف به منظور کمک به مدیریت گردش کار، از جمله: 

• پلتفرم‌های مدیریت دسترسی: ما با Onelogin و Microsoft Azure ادغام می‌شویم تا بتوانید به راحتی تمام ورودهای وب خود را مدیریت کنید.

• نرم‌افزار حسابداری: ما با KashFlow، Sage و Xero یکپارچه می‌شویم، بنابراین بخش مالی همه چیزهایی را که نیاز دارند در یک مکان دارد.<.>
  

• نرم افزار اتوماسیون: ما با Zapier یکپارچه شده ایم تا بتوانید آن کارهای پیش پا افتاده و خسته کننده را خودکار کنید و کارمندان خود را شادتر و سازنده تر کنید.
• برنامه های آفیس: ما با Microsoft 365 یکپارچه شده ایم، بنابراین می توانید به راحتی مخاطبین و وظایف را در هر دو پلتفرم به اشتراک بگذارید.

بیش از همه، Really Simple Systems به شما امکان می‌دهد تا گردش‌های کاری خود را مطابق با دلخواه خود نقشه برداری، خودکارسازی و بهینه‌سازی کنید — همه در یک مکان.