مسئولیت پذیری به معنای مسئولیت پذیرفتن تعهدات خود است. این یک عمل هدایت کننده است که رفتار مدیران و کارکنان را به طور یکسان تعیین می کند. در رابطه با کار، مسئولیت پذیری مفهوم پیچیده ای است که دارای جنبه های متعددی است.
در نهایت، مسئولیت پذیری بر توانایی محیط کسب و کار شما تأکید می کند:
- نمای چند منظری از پروژه ارائه دهید
- از بازخورد قابل اجرا در مورد عملکرد کار اطمینان حاصل کنید
- کارایی نیروی کار را در سطح بالا حفظ کنید.
پاسخگویی مستلزم سیاست‌های مدیریتی خردمندانه، ثبات و چشم‌انداز استراتژیک است. علاوه بر این، برای موفقیت تضمین شده، باید “برای یک و همه اعمال شود”.
چرا مسئولیت پذیری مهم است
پاسخگویی متعلق به ویژگی های فعال است به این معنی که باید قبل از عملکرد پروژه بیان شود: به این ترتیب به جلوگیری از خطاها و دستیابی به اهداف تعیین شده طبق برنامه کمک می کند.
در مرحله گذشته‌نگر، مسئولیت‌پذیری اجازه می‌دهد تا نتایج کار را به روشی شفاف معرفی کنید شامل استفاده از زمان، پول و منابع.
در دراز مدت، ایجاد مسئولیت پذیری به این صورت ترجمه می شود:
- ایجاد تخمین بهتر از تخصیص زمان در آینده
- تخصیص منابع با دقت بیشتر برای پروژه‌های آینده
- بررسی مهلت های زمانی در زمان
- توزیع حجم کار به طور مساوی بین تیم
- جلوگیری از مشکلات در عملکرد پروژه
- به حداکثر رساندن شانس موفقیت.
چگونه مدیریت وظیفه مسئولیت پذیری را بهبود می بخشد
در بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه امروزی برای برنامه‌ریزی بهتر، کارمندان اداری می‌توانند واقعاً با جابه‌جایی بین نرم‌افزارها برای انجام وظایف گیر کنند. حداقل برای پاسخگویی ناکارآمد و مضر است.
کاهش تعداد نرم افزارها به ابزارهای متناسب با نیازهای پروژه راه حلی است که در زمان و منابع تیم شما صرفه جویی می کند. با کاهش ابزارهای غیرضروری، فرآیندهای کاری ساده می شود که نتایج کسب و کار را قابل پیش بینی تر می کند.
یکی از مؤثرترین راه‌ها برای بهبود پاسخگویی کارکنان در محل کار، استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف است که از دید اولویت‌ها، اتصال به یکدیگر اطمینان می‌دهد و کانال‌های باز ارتباطی را برای انعطاف‌پذیری بیشتر فراهم می‌کند.
با سیستم های مدیریت کار کارآمد، مدیران پروژه:
- وظایف و انتظارات پروژه را به وضوح تنظیم کنید
- اعضای تیم را فعال کنید تا زودتر روی بازخورد عملکرد حساب کنند
- فرهنگ اعتماد ایجاد کنید
- جوایز را منطقی کنید
- اهداف جمعی را برجسته کنید
از نظر بهبود پاسخگویی، اجرای مدیریت وظیفه به فرآیند تصمیم‌گیری بهتر برای پروژه‌های فعلی و آینده کمک می‌کند.
چه پروژه‌ها شامل وظایف متقابل یا همزمان باشند، مدیریت کار برای حفظ عملکرد توالی یا همزمان کار و حفظ طرح‌بندی جزئیات پروژه مرتبط است. مشاهده بودن اولویت‌ها و وظایف در گردش کار، زمینه‌های محکمی برای تصدیق مراحل پروژه و ایجاد ساختار پاسخگویی ایجاد می‌کند.
همچنین باید بیان کرد که وقتی صحبت از ایجاد مسئولیت‌پذیری به میان می‌آید، ردیاب‌های زمان و نرم‌افزار مدیریت کار با اتوماسیون بسیار مناسب هستند. نرم‌افزار ردیابی زمان یکپارچه شده در سیستم‌های مدیریت کار، مشاهده وظایف را با معیارهای زمان تضمین می‌کند، بنابراین، پایه‌هایی برای شفافیت بهتر و شانس موفقیت بیشتر ایجاد می‌کند.
اجرای ردیابی زمان در مدیریت وظیفه، محاسبات خودکار را فراهم می کند و با ایجاد گردش کار بدون شکست و روان، از ثبات در عملکرد کار اطمینان می دهد. تیم با به دست آوردن ابزار صرفه جویی در زمان و انرژی در زمان و مدیریت وظایف، اهداف تعیین شده را محقق می کند و کنترل وظایف را در یک فضا به دست می گیرد.
به‌علاوه، نگه‌داشتن کارها و معیارهای زمان در یک سیستم به شما کمک می‌کند تا انعطاف‌پذیری داشته باشید و در عین حال نمای دقیق پروژه‌های موجود را حفظ کنید. نرم‌افزاری که زیربنای مدیریت کار مؤثر به دلیل عملکرد گسترده و منظم آن است، در لیست زیر آمده است.
نرم افزار مدیریت وظایف برای پاسخگویی بهتر
به عنوان یکی از اولین ابزارهای همکاری پروژه، Workzone آزمون زمان را پس داده است. با میزبانی ابری، برای تیم های غیرمتمرکز مناسب است.
یکی از ویژگی‌های مفید دیگر، یادآوری ایمیل خودکار برای کارهای اولویت‌دار است.
مزایا
- لیست کارهای شخصی شده
- داشبورد نمای نمونه کارها از پروژه ها را ارائه می دهد
- تیم Workzone پشتیبانی و آموزش عالی ارائه می‌دهد
- سطوح مجوز قابل تنظیم برای هر فرد
- امکان وارد کردن فایل‌های پروژه MS و فایل‌های Microsoft Excel
- فرم‌ها و گزارش‌های کاری قابل تنظیم
هزینه: قیمت 20 دلار در هر کاربر در ماه است و با افزایش کاربران قیمت کاهش می یابد.
Jira یک ابزار چابک با مجموعه ویژگی‌های مدیریت وظایف گسترده است. این تیم ها را قادر می سازد تا وظایف (مشکلات) را ایجاد کنند، آنها را به اعضای تیم اختصاص دهند یا خود را به عنوان یک تکلیف منصوب کنند و فعالیت ها را برای ایجاد شفافیت عملکرد پروژه پیگیری کنند.
مزایا
- گزارش‌هایی در مورد وظایف برنامه‌ریزی‌شده ایجاد کنید
- نظر بدهید
- فیلتر کردن وظایف
- اولویت کار را تنظیم کنید
- محل کار را در گردش کار در نقشه پروژه ببینید
- توضیح کار را اضافه کنید
- جستجوی کارها با فیلترها
- یک ردیاب زمان را در داشبورد ادغام کنید
هزینه: می‌توانید از 10 دلار در ماه استفاده از Jira را شروع کنید.
Really Simple Systems نرم افزار CRM با مدیریت وظایف است که به شما کمک می کند حجم کاری خود را به طور موثر سازماندهی کنید و هیچ گاه از جزئیات فروش غافل نشوید. این ابزار گزینه‌های متعددی را در اختیار تیم قرار می‌دهد که به شما امکان می‌دهد بر روی مشتری تمرکز کنید و سطح اتوماسیون را هنگام ارتباطات و مدیریت کار به حداکثر برسانید.
این ایده‌آل در مفهوم محل کار همزمان است که در آن کارمندان از طریق سیستم‌های ارتباطی متمرکز تصمیم‌گیری می‌کنند، و بنابراین، با نرم‌افزاری که اجازه می‌دهد کار تمرکز عمیق بدون حواس‌پرتی را انجام دهد، احساس بهره‌وری بیشتری می‌کنند.
مزایا
- آخرین مکاتبات را مشاهده کنید
- کارها را تنظیم کنید
- کارها را به اعضای تیم اختصاص دهید
- همگام‌سازی در تقویم Google
- برای شفاف‌تر کردن عملکرد کار، جدول زمانی فعالیت را فعال کنید
- بعد از اتمام کار، تغییر کار به جدول زمانی فعالیت را خودکار کنید
هزینه: برای حداکثر 2 کاربر و 100 حساب.
Samepage یک ابزار مدیریت وظایف آنلاین با گزینه‌های ارتباط تیمی در یک فضای کاری واحد است. با استفاده از این نرم‌افزار، تیم شما پاسخگو می‌ماند زیرا عملکرد ابزار تنظیم هدف، قابلیت مشاهده کار، اقدامات و نتایج را پوشش می‌دهد.
مزایا
- وظایف را برای کارایی بالاتر محول کنید
- تاریخ‌های سررسید تغییر
- شاخص‌های بصری تکمیل کار را فعال کنید
- برای تکمیل سریعتر کار، تعداد نامحدودی از اعضای تیم را اضافه کنید
- شرکت کنندگان را از مهلت های آتی مطلع کنید
- فیلتر کردن لیست وظایف بر اساس تیم، پروژه، واگذارنده، اولویت
هزینه: ویژگی های اساسی به صورت رایگان در دسترس هستند.
بزرگترین نقطه قوت ProWorkFlow این است که بسیار قابل تنظیم است. ابزارهای ردیابی زمان و بودجه و یک ماشین حساب نیاز نیروی کار را در اختیار شما قرار می دهد. ادغام با سایر ابزارهای بهره وری بدون زحمت است.
مزایا
- زمان‌بندی آسان
- خط زمانی سبک گانت
- برنامه موبایل و آیفون
- API را باز کنید
- ابزار گزارش دهی قوی
- آزمایشی رایگان
هزینه: این ابزار 10 تا 30 دلار برای کاربر/ماه هزینه دارد
TaskQue یک برنامه کاربردی مدیریت کار هوشمند است که با قابلیت گسترده از نظر ایجاد خطوط لوله پروژه متمایز است.
مزایا
- فرآیند تخصیص کار به صورت خودکار
- بهینه سازی استفاده از منابع (با اختصاص دادن وظایف به منابع)
- برای پروژه های مختلف فضاهای کاری متفاوت ایجاد کنید
- یکپارچه سازی کنفرانس
- برای مشاهده دستاوردهای خود، بازگشت به عقب را فعال کنید
- ترتیب حروف الفبای کارها را ایجاد کنید
- کارها را با فیلتر کردن مدیریت کنید
هزینه: مجموعه ویژگی‌های اصلی در طرح رایگان موجود است.
نتیجه گیری
پاسخگویی که در نقطه همگرایی بین فرآیندها، ارتباطات و بهره‌وری پدیدار می‌شود، تأثیر مثبتی بر توسعه کارکنان می‌گذارد و بنابراین، تسهیل رشد و گسترش کسب‌وکار را تضمین می‌کند.
استراتژی مسئولیت‌پذیری را می‌توان در صورتی اجرا کرد که کارکنان آماده ادعای مالکیت نتایج کسب‌وکار باشند و سهم خود را از کار در نتایج سازمانی مشارکت دهند. مدیران اولین کسانی هستند که این ذهنیت را در تیم خود پرورش می دهند.
مسئولیت‌پذیری، که بخشی جدایی ناپذیر از موفقیت کسب‌وکار است، به این معنا نیست که یک مدیر پروژه باید هر مرحله از تیم را مدیریت کند: چنین تاکتیک‌هایی نتیجه معکوس دارند. به جای انتخاب سبک انضباطی، ترجیح داده می شود که تیم را با توانمندسازی آنها با ابزارهای مرتبط برای مدیریت کار سبک و کارآمد که به همسویی با تعهدات بدون شکست اجازه می دهد، پاسخگو نگه دارید.
