مدیریت داده به شیوه هایی اشاره دارد که یک سازمان برای جمع آوری، سازماندهی و پردازش داده ها استفاده می کند. شیوه‌های خوب مدیریت داده تضمین می‌کند که داده‌ها به روش‌های کارآمد و مستندی که از نظر استراتژیک به نفع کسب‌وکار است، جمع‌آوری، پردازش، ذخیره و محافظت می‌شوند: حفظ دقت و دسترسی. حمایت از تصمیم گیری تحلیلی؛ امکان همکاری یکپارچه؛ حفظ حریم خصوصی داده ها؛ و به حداکثر رساندن داده ها به عنوان یک دارایی ضروری تجاری.

یک استراتژی مناسب مدیریت داده همه موارد فوق را رسمیت می‌دهد، در حالی که دستورالعمل‌ها و منطق مهمی را در مورد استفاده شرکت شما از داده‌ها ارائه می‌کند. ایجاد یک استراتژی مدیریت داده به سازمان این فرصت را می دهد تا اکوسیستم داده ایده آل خود را از پایه بسازد و به نوبه خود دیدی کامل و دقیق از استفاده از داده ها در آینده ارائه دهد. این استراتژی همچنین باید از سیاست‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات و داده‌های قابل اجرا و کل شرکت اطلاع‌رسانی کند.

کاوش عمیق در مورد نحوه استفاده شرکت شما از داده‌ها ممکن است کمی غیرعملی به نظر برسد – حتی خودسرانه – اما واقعاً ارزشش را دارد.

1. داده ها دارای ارزش هستند

داده‌ها یک دارایی ضروری فناوری اطلاعات است که مانند سایر موارد به مراقبت نیاز دارد تا بتواند تجارت شما را با حمل و نقل همراه کند. اما همانطور که هر نوع دارایی را می توان دزدید یا دستکاری کرد، داده ها نیز می توانند. هکرها همیشه به دنبال راه هایی برای اخاذی هستند. از کسب‌وکارها، بنابراین چرا حملات باج‌افزاری (که به طور موثر داده‌های حیاتی کسب‌وکار را برای باج‌گیری نگه می‌دارند) در بالاترین سطح هستند. ایجاد یک استراتژی قوی مدیریت داده به شما کمک می کند دارایی های داده خود را به خوبی ایمن و در شرایط عالی نگه دارید تا بتوانند به خوبی به شما خدمت کنند.

2. دستیابی به نمای بالا به پایین

وقتی مشخص می‌کنید که شرکت شما چه داده‌هایی دارد، می‌توانید دقیقاً اطلاعاتی را که به طور بالقوه می‌توانید استخراج کنید و اینکه آیا شکافی در آن داده‌ها وجود دارد که برای دستیابی به اهداف تجاری شما نیاز به پر کردن دارد، پیدا کنید. اگر می‌دانید نقطه داده‌ای در حال اندازه‌گیری وجود دارد، تمرین خوب داده باید به شما بگوید چگونه جمع‌آوری می‌شود، کجا آن را پیدا کنید، و چه کسی به آن دسترسی دارد.

3. استانداردسازی = سلامت

با داشتن دید پرنده از شیوه‌های داده‌های خود، می‌توانید راه‌های استاندارد و مجموعه‌ای را برای جمع‌آوری، مدیریت و پردازش داده‌ها ارائه دهید. به نوبه خود خط‌مشی‌های کاربردی IT و داده ایجاد می‌کند که امکان همکاری، هماهنگی و وضوح را فراهم می‌کند.

4. داده های دقیق، تصمیم گیری های دقیق

وقتی به درستی می‌دانید که داده‌های شما تا حد امکان از نظر فیزیکی دقیق هستند، می‌توانید با هر دو چشم باز تصمیمات تجاری مطمئن و تأثیرگذاری بگیرید – و به احتمال زیاد برای آینده نیز به طور مؤثرتری برنامه‌ریزی کنید.

5. به حداقل رساندن از دست دادن داده ها

وقتی می‌دانید چه داده‌هایی دارید و کجا دارید، ایمن نگه‌داشتن آن‌ها بسیار آسان‌تر می‌شود. یک نمای 360 درجه از داده‌هایتان می‌تواند به شما کمک کند تلفات مختلف را به حداقل برسانید، از حملات سایبری در مقیاس بزرگ گرفته تا سؤالات ساده “این ایمیل کجاست؟”<.>. دانستن اینکه داده‌های شما در کجا نگهداری می‌شوند و چگونه از طریق سیستم‌های شما جریان می‌یابند، به اطلاع‌رسانی امنیت سایبری مؤثر و استراتژی‌های پشتیبان کمک می‌کند.

6. چابکی عملیاتی

داشتن درک دقیق از نحوه عملکرد کل اکوسیستم داده شما برای چابکی کسب و کار عالی است. دانستن دقیق نحوه استفاده شرکت شما از داده‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا در مواجهه با تغییرات ناگهانی بازار، تغییرات تیمی و چالش‌های فناوری اطلاعات، یک پاسخ سنجیده و آگاهانه را فرموله کنید.

چند مفهوم اصلی مدیریت داده

مدیریت داده ها جانوری پیچیده با تعدادی مفاهیم پیچیده در زیر سطح است. با این حال، درک این مفاهیم برای درک کاملی که یک استراتژی مدیریت داده می تواند پوشش دهد، ضروری است. قبل از اینکه یاد بگیریم چگونه استراتژی مدیریت داده خود را کنار هم قرار دهیم، بیایید برخی از این مفاهیم را باز کنیم – دیکشنری لازم نیست!

مجموعه داده

این بسیار ساده است: چگونه می‌خواهید داده‌ها را جمع‌آوری کرده و به روشی امن ذخیره کنید؟ روش‌های جمع‌آوری داده‌های شما چگونه از یکپارچگی داده‌ها و حریم خصوصی افراد تحت قوانین مربوطه مانند GDPR بریتانیا، CCPA، و APP ؟ چگونه می‌توانید آن داده‌ها را در حین حرکت در اینترنت گسترده‌تر و به/در زیرساخت‌های داخلی خود ایمن نگه دارید (“در حال حمل و نقل»)؟ چگونه آن را ایمن نگه می‌دارید وقتی به سادگی در فضای ذخیره‌سازی است (“در حالت استراحت”)؟

پردازش داده

وقتی داده‌های خود را در اختیار دارید، می‌خواهید با آن‌ها چه کار کنید، چگونه و چرا؟ به چه نرم افزار و ذخیره سازی نیاز خواهید داشت؟ دپارتمان ها/ توابع متعدد سازمان شما چگونه از این داده ها استفاده و با آنها همکاری خواهند کرد؟ به طور کلی داده ها در اطراف سازمان شما به خوبی جریان دارند – آیا سیلوهای داده دارید شما باید ابتدا تجزیه و تحلیل کنید؟ همچنین، چه دلایل قانونی برای پردازش داده های خود مطابق با قوانین حفظ حریم خصوصی دارید؟

حاکمیت داده

هیچ کس نمی تواند با داده های نادرست یا ناقص تصمیمات معنی دار و مطمئنی بگیرد. بنابراین، حفظ یکپارچگی داده – دقت، سازگاری و کامل بودن داده ها – در تجارت ضروری است. یکپارچگی داده همچنین می‌تواند به یکپارچگی فیزیکی ذخیره‌سازی، دسترسی و استفاده از داده‌ها نیز اشاره کند. مدیریت داده یک مفهوم مرتبط است که تناسب داده ها را برای هدف پوشش می دهد. جلوگیری از دسترسی غیرمجاز؛ و همچنین اقداماتی مانند غنی سازی داده ها، پاکسازی و پاکسازی. اصطلاح کلی، حاکمیت داده‌ها، همچنین می‌تواند شامل اطمینان از حفظ اخلاقی داده‌ها و در قالب معتبر و قابل استفاده باشد.

1. هدف نهایی شما چیست؟

قبل از اینکه تصمیم دیگری بگیرید، باید آنچه را که می‌خواهید با داده‌ها به دست آورید، مشخص کنید. اهداف و دلایل کسب و کار شما برای تغییر چیست؟ تیم شما برای کار کردن به چه نوع عملکرد داده ای نیاز دارد؟ چه نوع گزارش هایی را می خواهید اجرا کنید؟ چه نوع معیارهایی را می خواهید تحت نظر داشته باشید؟ چگونه شما و تیمتان با داده ها به صورت روزانه تعامل خواهید داشت؟

در ابتدای سفر خود به دنبال خرید بین بخشی باشید – به خصوص اگر داده ها و فرآیندهایی که قصد ایجاد آنها را دارید بر سایر عملکردهای بخش تأثیر بگذارند یا به آنها نزدیک شوند. به طور کامل تحقیق کنید تا مطمئن شوید برنامه‌های بازسازی داده‌های شما که جریان داده‌های حیاتی را مختل نمی‌کنند یا به طور کلی زندگی کسی را دشوارتر نمی‌کنند.

عدم انجام این کار ممکن است موانعی را برای افراد ایجاد کند و احتمالاً آنها را به دنبال راه حل های خود سوق دهد. این راه‌حل‌های موقتی می‌توانند به مشکلاتی مانند استفاده ناامن از داده، سیلوهای داده، نفخ SaaS و shadow IT – اساساً نقطه مقابل آن چیزی است که شما می خواهید به آن برسید!

2. به چه داده هایی نیاز دارید؟

می‌توانید این را «سوال میلیون دلاری» در نظر بگیرید. برای انجام عملکرد مورد نیاز، چه نقاط داده ای را باید جمع آوری کنید؟ در حال حاضر چه داده هایی را جمع آوری می کنید و چگونه با برنامه های شما مطابقت دارد؟

این تمرین در مورد انباشت تا حد امکان داده نیست. این در مورد منطقی کردن داده هایی است که به اندازه کافی برای برآورده کردن الزامات است. فقط اگر دلیل محکمی برای انجام این کار دارید، به خصوص اگر به اطلاعات قابل شناسایی شخصی مربوط باشد، نقاط داده را جمع آوری کنید. هرچه داده‌های بیشتری داشته باشید، در صورت بروز نقص فنی یا نقض سایبری، ارزش بیشتری از دست خواهید داد – و توضیح بیشتری برای تنظیم‌کننده‌های داده باید انجام دهید!

3. به چه فرآیندهایی نیاز دارید؟

اکنون باید به این فکر کنید که چه فرآیندهایی را باید برای تیم‌های خود در نظر بگیرید تا بتوانند نقش خود را با استفاده از داده‌ها انجام دهند. چه بخش هایی با داده ها تعامل خواهند داشت؟ آیا آنها نیاز به اصلاح داده ها، اضافه کردن آنها یا خواندن آنها دارند؟ برای استخراج داده ها از مکان های مناسب و قرار دادن آنها در فرآیندها و گزارش های مورد نیاز چه چیزی لازم است؟ برای تولید داده‌های جدید یا پاکسازی/پاکسازی داده‌های قدیمی که دیگر مفید نیستند، چه فرآیندهایی لازم است؟

اکنون، به فرآیندهایی که از قبل در حال اجرا هستید نگاهی بیندازید. آیا تغییر چیزها صرفاً یک مورد جمع آوری فیلد داده دیگری یا اشتراک گذاری یک نقطه داده موجود با نقش یا بخش دیگری است؟ اگر بتوانید کاری را که قبلا انجام داده اید تغییر دهید، هیچ فایده ای ندارد که چرخ را دوباره اختراع کنید.

شاید برای شما مفید باشد که دو نمودارهای جریان داده. اولی نشان دهنده کاری است که اکنون انجام می دهید، دومی برای تعیین اینکه جریان داده ایده آل شما باید چگونه باشد. نمودارها کجا شبیه هم هستند؟ کجا با هم فرق دارند؟ این یک راه بصری مفید برای کشف اینکه چه چیزی باید تغییر کند و چه چیزی باید ثابت بماند است.

4. به چه فناوری نیاز دارید؟

با تصمیم گیری در مورد نقاط داده و فرآیندهای شما، زمان آن رسیده که گزینه های فنی خود را بررسی کنید. برای انجام کارهای مورد نیاز به چه نرم افزار و راه حل های ذخیره سازی نیاز دارید؟ راه حل های موجود شما چقدر در خدمت شما هستند؟ آیا با توجه به نیازهای جدید داده خود به راه حل های جدید یا ارتقا یافته نیاز خواهید داشت؟ آیا در سیستم‌های فعلی شما یا هر مکان دیگری که تیم شما مجبور است به صورت دستی شکاف بین دو ابزار یا عملکرد را پر کند، نقاط شکست وجود دارد؟ پرداختن مجدد به نیازهای داده شما فرصتی عالی برای نگاه کردن به بازار و جستجوی گزینه های جدید و بهتر است.

در واقع سه بخش در این معادله وجود دارد – سه S: نرم افزار، ذخیره سازی، و امنیت. نرم افزار احتمالاً ساده ترین است – انتخاب ابزاری که به شما امکان می دهد هر کاری را که نیاز دارید با داده های خود انجام دهید.

اما ذخیره سازی می تواند به شدت به عملکرد بستگی داشته باشد. گاهی اوقات – مانند CRMهایی مانند ما<.> – ذخیره سازی داده ها ممکن است در خود راه حل نرم افزاری مورد مراقبت قرار گیرد. مواقع دیگر، فضای ذخیره‌سازی ابری خارجی از مواردی مانند Google Cloud یا Microsoft Azure ممکن است مناسب تر باشد. اگر با داده های بسیار حساسی سروکار دارید، ممکن است بخواهید فضای ذخیره سازی خود را در سرورهای داخلی نگهداری کنید. و پشتیبان‌گیری را فراموش نکنید!

امنیت سایبری و شبکه امروزه برای هر سازمانی، صرف نظر از داده‌هایی که در اختیار دارند، یک نکته ضروری است. در نظر بگیرید که چگونه می‌خواهید داده‌های خود را در حالت استراحت ایمن کنید. و در حال حمل و نقل. بررسی کنید که چگونه می‌خواهید از سازمان خود در برابر مواردی مانند سرقت اعتبار و مهندسی اجتماعی. و در این یادداشت…

5. چه کسی مسئول داده های شما خواهد بود؟

داده ها منبع قدرتمندی هستند – و همانطور که می دانیم، با قدرت زیاد مسئولیت بزرگی به همراه دارد. بنابراین چه کسی مسئول حفظ استانداردهای بالای دقت داده ها و تناسب با هدف خواهد بود؟ چه کسی قرار است امنیت را مدیریت کند داده و از سوء استفاده در امان نگه دارید؟ چه کسی مسئول رسیدگی به درخواست‌های حفظ حریم خصوصی از سوژه‌های داده است؟

تعهد کردن یکی از اعضای مسئول تیم خود در مورد مسائل مربوط به انطباق با داده‌ها، می‌تواند داده‌های شما را تحت کنترل نگه دارد و به پیروی از قوانین مهم حریم خصوصی داده‌ها مانند GDPR، HIPAA، و APP.

6. سیستم داده جدید شما چگونه راه اندازی می شود؟

شما همه تصمیمات مهم و پربار گرفته اید – پس چگونه می خواهید آنها را اجرا کنید؟ آیا نرم‌افزار، ذخیره‌سازی یا اقدامات امنیتی جدیدی نیاز به پیاده‌سازی وجود دارد؟ آیا می‌توانید روش‌های قدیمی خود را برای انجام کارها در سیستم‌های جدید خود ترکیب کنید یا به تاریخ مشخصی برای تغییر نیاز خواهید داشت؟ چه داده هایی باید به سیستم های جدید منتقل شوند و چگونه؟

آیا تیم شما برای استفاده از سیستم های جدید نیاز به آموزش مجدد دارد؟ چگونه می‌خواهید از کسانی که نیاز به استفاده از سیستم جدید دارند، خرید دریافت کنید – چگونه روش جدید زندگی آنها را آسان‌تر می‌کند؟ آیا نیاز به ایجاد عادات داده جدیدی در رابطه با عملکرد یا امنیت وجود دارد؟

آیا راه‌های جدیدی را برای مدیریت داده‌های مشتریان و مشتریان احتمالی، تولید گزارش‌های فروش و حفظ ارتباط با مخاطبین خود جستجو می‌کنید؟ Really Simple Systems CRM را امتحان کنید!

CRM بصری و در عین حال قدرتمند ما به ویژه برای شرکت های کوچک و متوسط ​​طراحی شده است که در تلاش برای ایجاد روابط طولانی مدت با مشتری از طریق دسترسی، همکاری و داده ها هستند. از استفاده آزمایشی رایگان 14 روزه بدون تعهد ما حداکثر استفاده را ببرید – امروز ثبت نام کنید!